每年的6月9日,是“国际档案日”。对于“过去”,我们并不陌生,但对于能将“过去”凝固封存的档案馆,很多人的印象是神秘。一排排的档案柜中,封存着过去的信息。
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市民查询档案的时候,只需要填写了申请资料就能在窗口处查询,但你知道在你拿到档案资料之前,档案馆怎样将我们的资料信息收集成档案一直保存下来吗?
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3、档案大致可以分为综合类、城建类和房产类。这三类档案与市民生活息息相关,其中,房地产类的档案占了市民查档总数的九成以上。“每天办查档的市民有二三百人。”窗口工作人员告诉记者。有些市民会在商品房交易前,以个人身份查询该房产的简单情况。
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这一堆垒得高高的资料是房地产交易中心移送过来的资料,这些资料反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,将经过一系列的流程整理成册放入档案库中。“平均每天移交过来的有400多份资料。”档案馆工作人员说道,资料移送过来首先会进行基本资料的核查。
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核查后的档案资料初始阶段比较分散,需要整理A4大小的资料,方便装订成册。“我们会对这些材料进行裁剪、编码等工序,将资料整理成A4大小的资料,方便装订成册。”档案馆工作人员拿着契税发票张贴在A4纸上。
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整理好的档案按照材料按照一定的序号,在电脑中录入打印出清单目录。
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经过梳理的档案被传到扫描者手中,几秒钟后相连的电脑中就显示出该页。从纸质版材料到影像材料,这就是电子化的过程。据了解,目前40%的档案材料已经进行了电子化。
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电子化后的原材料,进行装订。
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入库之前再次进行文件顺序的检查。“手指上需要带着橡胶手套,这样增加摩擦力, 同时翻阅大量的资料不会磨破皮。”
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整理完工之后,档案便放入库房中,放入库房中的档案基本上就处于沉睡状态。
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市民需要查阅的话就要利用电子图像。近几年的档案基本上实现了电子化,在对外的服务窗口电脑中,就可以进行查询,找到之前扫描的电子版,不用调档,效率也大大提高。
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对于年代比价久远的档案材料,由于还未进行电子化就需要进行调档,工作人员告诉记者,“向库房提出调档申请,由档案人员进行抽取。”
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